(social 31.05 du 04/07/05)
En 1997, le gouvernement français a solennellement "érigé
en priorité nationale la lutte contre toutes les formes de dissimulation
d’emploi et de trafic de main d’œuvre" et fait voter la loi du 11 mars
1997 pour élargir et systématiser la lutte contre le "travail
clandestin" devenu à cette occasion "travail dissimulé".
Pour mener à bien cette lutte contre le travail illégal,
la DILTI (Délégation Interministérielle à la
Lutte contre le Travail Illégal) a été instituée
par décret pris en Conseil des Ministres du 11 mars 1997. Récemment,
un nouvel office central de lutte contre le travail illégal a été
mis en place par voie de décret du 12 mai 2005. Cet office est confié
à la gendarmerie et a pour domaine de compétence la lutte
contre le travail illégal sous toutes ses formes.
Quelques chiffres dans notre secteur :
25 168 contrôles ont été effectués en 2004
par les services de contrôle dans les quelques 100 000 établissements
recensés de l’hôtellerie restauration. Ces contrôles
ont été sanctionnés à 35% par des procès
verbaux. Avec 2 247 actions en justice engagées en 2004 (contre 336
en 2003), ce secteur enregistre une progression de 85% des procédures
pénales.
A ce jour, et à la veille de la saison, de nombreux contrôles
sont prévus.
Il est important pour les employeurs d’être en conformité
avec les dispositions du code du travail.
C’est pourquoi, nous rappelons dans cette circulaire, les obligations
principales à respecter dans une entreprise pour éviter
toute sanction de l’inspection du travail à savoir :
- La déclaration unique à
l’embauche
- La rédaction des contrats de travail
- Le registre unique du personnel
- Le relevé mensuel des mouvements de personnel
- Les formalités vis-à-vis de la médecine du
travail
- Information annuelle du comité d’entreprise
- L’établissement d’un règlement intérieur
- Affichage de la durée du travail
- Information des salariés sur le droit conventionnel applicable
- Le document unique sur l’évaluation des risques professionnels
|
1èreobligation
: La déclaration unique à l’embauche
a) Les modalités
de la DUE
Depuis le 6 avril 1998, la déclaration préalable à
l’embauche (DPAE) s’effectue par le biais de la déclaration unique
d’embauche (DUE), qui constitue désormais le support d’une grande
partie des formalités obligatoires pour l’employeur lors de l’embauche
d’un salarié. La procédure de déclaration unique d'embauche
est obligatoire pour tous les employeurs quel que soit le secteur d'activité,
à l'exception :
- des particuliers employeurs d'employés de maison du régime
général ;
- des employeurs autorisés à recourir à une formule
déclarative spécifique. C'est le cas des organisateurs occasionnels
de spectacles vivants qui se libèrent auprès d'un guichet
unique (Guso) de l'ensemble des déclarations obligatoires liées
à l'embauche et à l'emploi, sous contrat à durée
déterminée, d'artistes et de techniciens du spectacle, ainsi
que du paiement de l'ensemble des cotisations et contributions sociales
s'y rapportant.
La DUE est un support unique permettant d'effectuer en une seule
fois, les sept formalités suivantes :
- déclaration préalable à l'embauche (DPAE) pour
tout employeur qui envisage de recruter un salarié.
- déclaration d'une première embauche dans un établissement.
- demande d'immatriculation du salarié au régime général
de la Sécurité sociale pour son premier emploi.
- demande d'affiliation de l'entreprise au régime d'assurance
chômage pour une première embauche.
- demande d'adhésion à un service de santé au
travail.
- déclaration d'embauche du salarié auprès du
service de santé au travail en vue de la visite médicale obligatoire.
L'employeur doit, dans la DUE :
- indiquer les mentions de la DPAE figurant à l'article
R. 320-2 du code du travail (la dénomination sociale ou nom et prénoms
de l'employeur ; le code APE ; l'adresse ; le numéro SIRET ou le
numéro d'URSSAF ; le nom, prénom, nationalité, date
et lieu de naissance du salarié et son numéro de sécurité
sociale s'il est déjà immatriculé ; la date et l'heure
d'embauche) ;
- respecter le délai de déclaration propre à
la DPAE. Les informations énumérées ci-dessus doivent
donc être transmises au plus tôt dans les huit jours précédant
la date prévisible de l'embauche et au plus tard le jour de la
mise au travailou le dernier jour ouvrable précédant
l'embauche en cas d'envoi par courrier.
La déclaration unique d'embauche doit être transmise
à l'URSSAF :
- par Internet (www.due.fr ou www.net-entreprises.fr) ou par télématique
par saisie directe (3614 code "Embauche xx", xx correspondant au numéro
du département où est situé l'établissement
employeur) ;
- par envoi postal ou télécopie d'un formulaire (conforme
à un modèle fixé par arrêté ministériel)
daté et signé par l'employeur au "service déclaration
d'embauche" de l'URSSAF dont relève l'établissement devant
employer le futur salarié.
En cas d'envoi postal, il nous semble préférable de
recourir au recommandé avec accusé réception. Attention,
la DUE ne peut pas être accomplie par téléphone.
La déclaration unique d'embauche vaut déclaration ou
demande auprès de l'administration, du service ou de l'organisme
intéressé dès lors qu'elle est régulière
et complète.
L'URSSAF transmet les renseignements portés sur cette déclaration
à chaque administration et organismes concernés et conserve
les données portées sur la DUE pendant un délai de
6 mois suivant la date de leur réception.
Chaque administration, service, organisme ou institution en charge
de la gestion de la formalité est seul compétent pour contrôler
la régularité ou apprécier la validité des
déclarations et informations le concernant.
Lorsque l'URSSAF reçoit une DUE incluant une déclaration
préalable à l'embauche, elle doit procéder à
l'accusé réception de cette formalité dans les cinq
jours ouvrables suivant celui de la réception de la déclaration,
et ce, conformément aux dispositions de l'article R. 320-4
du code du travail. (utilisation d’Internet ou minitel)
Attention, l’emploi
d’un enfant de moins de 16 ans est subordonné à une autorisation
préalable auprès de la DDTE.
En cas d’emploi d’un salarié étranger, sauf exception,
une autorisation de travail est nécessaire.
Par ailleurs, nous vous rappelons l’existence du dispositif titre
emploi entreprise (TEE). Le TEE est un service proposé par le réseau
URSSAF aux très petites entreprises et à celles employant
des salariés occasionnels (quel que soit leur effectif).
Il permet aux entreprises d’accomplir, en toute simplicité,
l’ensemble des formalités sociales liées à l’emploi
des salariés :
- la déclaration des éléments nécessaires
au calcul des cotisations de sécurité sociale, d’assurance
chômage, de retraite complémentaire et de prévoyance
- l’établissement et la remise au salarié d’une attestation
d’emploi valant bulletin de salaire.
b) Les sanctions
L’employeur qui n’effectue pas cette DUE s’expose au délit
du travail dissimulé et engage donc sa responsabilité civile
et pénale.
Sanctions pénales : 3 ans d’emprisonnement et une amende de
225 000 €. A cela peut s’ajouter des peines complémentaires comme
l’interdiction d’exercer son activité professionnelle pendant 5
ans.
Sanctions civiles : l’auteur du délit de travail dissimulé
est tenu de régulariser sa situation fiscale et sociale.
A cet effet, il doit :
- payer les impôts, taxes et cotisations obligatoires ainsi
que les pénalités et majorations dus par celui-ci au Trésor
et aux organismes de protection sociale ;
- effectuer le paiement des rémunérations, indemnités
et charges dues aux salariés victime de l’opération ;
- effectuer le paiement à ces salariés en cas de rupture
de la relation de travail d’une indemnité forfaitaire de 6 mois de
salaire ;
- restituer les aides publiques éventuellement obtenues par
lui.
c) Exemples
de travail dissimulé :
- M. A est patron d’un bar. Melle X est prise à l’essai pendant
deux jours pour effectuer un remplacement. L’employeur n’a pas fait de déclaration
unique à l’embauche, ignorant si le travail proposé conviendrait
à l’intéressée. L’infraction de travail dissimulé
peut être retenue. Il s’agit d’une dissimulation d’emploi salarié.
- M. B déclare avoir, par simple négligence, oublié
"de faire le nécessaire". Cette négligence est constitutive
de l’infraction.
- M. C recrute une personne. Le salarié chargé des démarches
administratives est en congés. Le patron pense pouvoir attendre
son retour afin d’effectuer la déclaration préalable à
l’embauche pour la nouvelle embauche. Faute de déclaration dans
les délais, le délit est constitué par dissimulation
d’emploi salarié.
- M. D commence une activité commerciale. Ce démarrage
d’activité prend un temps non négligeable. De ce fait, il
pense effectuer son inscription au Registre du commerce et des sociétés
la semaine suivante. Il s’agit d’une infraction de travail dissimulé
par dissimulation d’activité.
- M. E fait effectuer à son salarié
des heures supplémentaires mais omet de les mentionner en tant
que telles sur le bulletin de salaire. Le délit de dissimulation
d’emploi salarié est constitué. En effet, doit figurer obligatoirement
la période et le nombre d’heures de travail auxquels se rapporte
le salaire en distinguant les heures payées au taux normal et celles
qui comportent une majoration pour heures supplémentaires en mentionnant
le taux appliqué.
2ème
obligation : la rédaction des contrats de travail
Une fois embauché, le salarié doit faire l’objet d’un
contrat de travail.
Celui-ci est nécessairement écrit dans les cas suivants
:
- le contrat à durée déterminée (exemple
: le contrat saisonnier, les extras)
- contrat conclu avec un travailleur à temps partiel ;
- contrat d’apprentissage ;
- contrat de professionnalisation ;
- contrat initiative emploi ;
- contrat emploi solidarité ;
- contrat passé par un groupement d’employeurs ;
- contrat jeune ;
Pour les autres contrats, comme le contrat à durée indéterminée
à temps plein, l’écrit est fortement conseillé pour
des questions de preuves en cas de litige entre l’employeur et le salarié.
S’agissant des mentions obligatoires devant figurer dans ces contrats,
se reporter à l’article 12 de notre Convention collective de 1997.
3ème
obligation : le registre unique du personnel
Dans tous les établissements où sont occupés
des salariés, il est tenu un registre unique du personnel. L’absence
de ce registre est un des éléments pouvant permettre de qualifier
une activité de travail dissimulé.
Doivent figurer sur ce registre, dans l’ordre d’embauchage, les noms
et prénoms, la nationalité, la date de naissance, le sexe,
l’emploi, la qualification, les dates d’entrée et de sortie de l’établissement
de tous les salariés. En plus de ces indications, les mentions
suivantes doivent être portées :
- pour les travailleurs étrangers assujettis à la possession
d’un titre valant autorisation de travail : le type et le numéro
d’ordre du titre. Les copies de ces titres doivent être annexées
au registre et tenues à la disposition des délégués
du personnel et des inspecteurs du travail.
- Pour les jeunes travailleurs sous contrat d’apprentissage, de professionnalisation
: la mention "contrat de professionnalisation", "contrat d’apprentissage"
;
- Pour les travailleurs sous contrat à durée déterminée
: la mention « contrat à durée déterminée
»
- Pour les travailleurs à temps partiel : la mention "travailleur
à temps partiel"
- Pour les travailleurs temporaires : la mention "travailleur temporaire"
ainsi que le nom et l’adresse de l’entreprise de travail temporaire.
Les mentions relatives à des évènements postérieurs
à l’embauche doivent être portées au moment où
ceux-ci surviennent.
Les mentions obligatoires portées sur le registre doivent être
inscrites à l’encre indélébile et conservées
pendant cinq ans à compter de la date à laquelle le salarié
a quitté l’établissement.
Le registre unique du personnel peut être remplacé par
un support de substitution notamment informatique, après consultations
des représentants du personnel concernés. L’employeur doit
adresser à l’inspecteur du travail l’avis des représentants
du personnel.
4ème
obligation : le relevé mensuel des mouvements de personnel
Dans les établissements employant au moins 50 salariés,
le relevé des contrats de travail conclus ou résiliés
au cours du mois précédent doit être envoyé
dans les huit premiers jours de chaque mois au directeur départemental
du travail.
Les employeurs ne sont pas soumis à cette obligation si le
contrat de travail est conclu pour une durée maximale d’un mois
non susceptible d’être prorogée.
Ce relevé doit contenir :
- nom et adresse de l’employeur ;
- nature de l’activité de l’entreprise ;
- nom, prénom, nationalité, date de naissance, sexe,
emploi et qualification du ou des salariés dont le contrat de travail
a été conclu ou résilié ;
- date d’effet du ou des contrats de travail ou de leur résiliation
avec, dans le cas de résiliation pour motif économique,
l’indication de ce motif.
5ème
obligation : formalités vis-à-vis de la médecine
du travail
L’employeur doit faire passer au salarié la visite médicale
d’embauche, au plus tard avant l’expiration de la période d’essai.
La visite médicale a lieu obligatoirement avant l’embauche, pour
les salariés soumis à une surveillance médicale spéciale
(article R 241-48 du Code du Travail)
Cette obligation concerne tous les salariés qu’ils soient liés
à l’entreprise par un contrat à durée indéterminée
ou par un contrat à durée déterminée. Par conséquent,
les saisonniers sont concernés par cette visite médicale
d’embauche.
Cependant, dans certains cas, un nouvel examen d’embauche n’est pas
obligatoire
En effet, ce même article du code du travail indique par ailleurs
que : sauf si le médecin du travail l'estime nécessaire ou
si le salarié en fait la demande, un nouvel examen d'embauchage
n'est pas obligatoire lorsque les conditions suivantes sont réunies
:
1º) Le salarié est appelé à occuper un emploi
identique ;
2º) Le médecin du travail concerné est en possession
de la fiche d'aptitude établie en application de l'article R. 241-57
;
3º) Aucune inaptitude n'a été reconnue lors du
dernier examen médical intervenu au cours soit des douze mois précédents
si le salarié est à nouveau embauché par le même
employeur, soit des six derniers mois lorsque le salarié change
d'entreprise.
Rappelons que la visite d’embauche est une condition préalable
au contrat de travail qui s’impose à chacune des parties. De ce
fait, tout employeur est tenu de faire suivre au salarié cet examen
médical sous peine de sanction pénale, à moins qu’il
puisse être fait application de la règle d’exception.
Cependant, cette exception n'est pas admise pour les salariés
soumis à une surveillance médicale particulière. Il
en résulte que pour les salariés rentrant dans cette catégorie,
ils devront faire l’objet d’une visité médicale d’embauche.
Celle-ci doit obligatoirement intervenir avant l’embauche du salarié.
En effet, la visite médicale d’embauche a pour but :
- de rechercher si le salarié n’est pas atteint d’une affection
dangereuse pour les autres salariés ;
- de s’assurer qu’il est médicalement apte au poste de travail
auquel l’employeur envisage de l’affecter ;
- de proposer éventuellement les adaptations du poste ou l’affectation
à d’autres postes.
Outre la visite médicale d’embauche, d’autres visites médicales
existent, comme la visite médicale périodique et la visite
médicale de reprise qui sont également obligatoires (pour
plus de précisions sur la visite médicale périodique,
se reporter à la circulaire 24-04 du 4 octobre 2004 relative à
la réforme de la médecine du travail)
6ème
obligation : information annuelle du comité d’entreprise
Pour les entreprises ayant un Comité d’entreprise, celui-ci
doit être informé et consulté, chaque année,
sur l’évolution de l’emploi dans l’entreprise au cours de l’année
passée et les prévisions d’emploi établies par l’employeur
pour l’année à venir. Le procès verbal de cette réunion
est transmis dans un délai de 15 jours au directeur départemental
du travail.
7ème
obligation : l’établissement d’un règlement intérieur
Le règlement intérieur est obligatoire dans les entreprises
où sont employés habituellement au moins 20 salariés
(en cas de difficulté pour le calcul de l’effectif, nous contacter).
Son contenu est limitativement fixé par la loi.
A défaut, l’entreprise s’expose à une amende de 750
€. Le règlement intérieur est obligatoirement un document
écrit. Il doit être rédigé en français
et indiquer sa date d’entrée en vigueur.
C’est l’employeur et lui seul qui établit le règlement
intérieur.
Il doit être porté à la connaissance des salariés
par voie d’affichage dans l’entreprise. En revanche, la remise à
tout salarié, lors de l’embauche, d’un exemplaire du règlement
intérieur n’est pas obligatoire.
Il doit également être communiqué, en deux exemplaires,
à l’inspecteur du travail, avec l’avis du Comité d’entreprise
ou des délégués du personnel et du CHSCT. Le règlement
intérieur doit enfin être déposé au secrétariat-greffe
du conseil de prud’hommes dans le ressort duquel l’entreprise est située.
8ème
obligation : affichage de la durée du travail
Les salariés occupés selon un horaire collectif : c'est-à-dire
lorsque tous les salariés de l’entreprise, d'un service ou d'une
équipe travaillent selon le même horaire collectif. L'horaire
collectif s'entend de tout horaire appliqué uniformément pour
l’ensemble des salariés ou pour une partie seulement de ceux-ci.
Il découle alors un certain nombre d'obligations pour l'entreprise
:
- établissement de l'horaire collectif après avis du
comité d'entreprise (ou à défaut des délégués
du personnel). Cet horaire doit indiquer les heures auxquelles commence
et finit chaque période de travail ainsi que les heures et la durée
des repos ;
- transmission d’un double de cet horaire à l'inspecteur du
travail ;
- affichage de cet horaire sur les lieux du travail ;
- avec affichage particulier dans les cas d'aménagement de
l'horaire collectif :
Travail en équipe : affichage de la liste des salariés
occupés dans chaque équipe ou tenue d'un registre,
Cycle : affichage de la répartition de la durée
du travail dans le cycle,
Modulation : affichage de la programmation indicative.
Les salariés non occupés selon un horaire collectif
:
il s'agit des cas répondant aux nécessités de
fonctionnement des entreprises ou aux aspirations des salariés,
sont concernés notamment les salariés occupés sur
la base d'un horaire nominatif et individuel, hors des horaires
collectifs ainsi que de ceux employés à temps partiel ou selon
un système d’horaire individualisé.
En conséquence, l'obligation de l'entreprise est cette fois
de tenir un double décompte :
Décompter chaque jour la durée du travail effectuée
par fiche, registre, cahier ou divers supports. Ce décompte indique
les heures de début et de fin de travail (avec mention de la durée
des coupures et des pauses) ;
Et chaque semaine, récapituler les durées de travail
effectuées dans la semaine à partir des mêmes supports.
L'employeur peut dans les deux cas (décompte quotidien et récapitulatif)
demander aux salariés d'établir eux-mêmes ces documents.
Mais le fait de confier cette opération aux salariés ne peut
en aucun cas exonérer l'employeur de sa responsabilité pénale
en cas de mauvaise exécution de leur part.
Cette obligation est
mentionnée dans l’avenant n°1 (article 8) du 13 juillet 2004
|
9ème
obligation : l’information des salariés sur le droit conventionnel
applicable
La loi du 4 mai 2004 sur le dialogue social a intégralement
réécrit l’article L. 135-7 du code du travail.
Désormais, les conditions d’information des salariés
sur le droit conventionnel applicable dans l’entreprise doivent être
définies par accord de branche.
A défaut d’accord de branche, l’employeur doit, au moment de
l’embauche, fournir au salarié une notice d’information relative
aux textes conventionnels applicables dans l’entreprise.
Le contenu de cette notice relève de la responsabilité
de l’employeur. Elle peut contenir, outre les références des
textes applicables, le lieu de consultation, des explications sur la nature
des textes conventionnels et des informations générales sur
le dialogue social dans l’entreprise.
Attention, il ne s’agit pas d’une obligation de fournir l’ensemble
des textes conventionnels applicables, mais de dresser et fournir une liste
de ces textes.
Rappelons que l’adhésion à HCR Prévoyance étant
obligatoire depuis le 1er janvier 2005, l’accord Prévoyance doit
obligatoirement figurer sur la liste des textes conventionnels applicables.
Pour plus de précisions sur cette obligation, vous pouvez vous
reporter à la circulaire 21-04 du 27 juillet 2004 relative au dialogue
social.
10ème
obligation : les obligations du chef d’entreprise en matière d’hygiène
et de sécurité : le document unique.
L’employeur est tenu envers ses salariés d’une obligation générale
de sécurité. Il doit donc prendre les mesures nécessaires
pour assurer la sécurité et protéger la santé
physique et mentale des travailleurs de son établissement.
Pour cela, il doit engager des actions de prévention des risques
professionnels, d’information et de formation des salariés sur
ces risques et sur les mesures destinées à les éviter.
Ces mesures de sécurité doivent suivre les neuf principes
généraux de prévention suivants :
- éviter les risques ;
- évaluer les risques qui ne peuvent pas être évités
;
- combattre les risques à la source ;
- adapter le travail à l’homme, en particulier en ce qui concerne
la conception des postes de travail ainsi que le choix des équipements
de travail et des méthodes de travail et de production, en vue
notamment de limiter le travail monotone et le travail cadencé
et de réduire les effets de ceux-ci sur la santé ;
- tenir compte de l’évolution de la technique ;
- remplacer ce qui est dangereux par ce qui n’est pas dangereux ou
par ce qui l’est moins ;
- planifier la prévention en y intégrant, dans un ensemble
cohérent, la technique, l’organisation du travail, les conditions
de travail, les relations sociales et l’influence des facteurs ambiants,
notamment les risques liés au harcèlement moral ;
- prendre des mesures de protection collective en leur donnant la
priorité sur les mesures de protection individuelle ;
- donner les instructions appropriées aux travailleurs.
Le bilan de cette évaluation des risques doit être consigné
dans le document unique. Les modalités et les formes de ce document
ne sont pas précisées, l’inspection du travail pouvant être
sollicitée à titre de conseil. Le document unique d’évaluation
des risques doit être mis à jour au moins une fois par an
et ce, sous la responsabilité de l’employeur.
A défaut de document unique, l’employeur peut être condamné
au paiement d’une amende de 1 500 €.
